Die während einer Veranstaltung anwesenden Personen sind entweder Besucher oder Mitwirkende. Insofern ist zum Schutz der Besucher vorrangig das Landesbaurecht (Sonderbauverordnung NRW bei Veranstaltungen innerhalb von Versammlungsstätten und abgetrennten Außengeländen) sowie das Ordnungsrecht (bei Veranstaltungen im öffentlichen Raum) zu berücksichtigen. Mitwirkende (Darstellerinnen und Darsteller, technisches Personal etc.) fallen darüber hinaus auch in das Arbeitsschutzrecht. Dieses untergliedert sich in das staatliche Arbeitsschutzrecht (z. B. Arbeitsschutzgesetz, Arbeitszeitgesetz, Jugendschutz- und Jugendarbeitsschutzgesetz, Mutterschutzgesetz, Betriebssicherheits- und Arbeitsstättenverordnung etc.) sowie in die Unfallverhütungsvorschriften (DGUV Vorschriften). Zu beiden Rechtsgebieten ist auch das jeweils nachrangige Regel- und Informationswerk zu beachten.
In Bezug auf die Durchführung von Veranstaltungen ist insbesondere die DGUV Vorschrift 18 „Veranstaltungs- und Produktionsstätten für szenische Darstellung“ nebst der dazugehörigen DGUV Regel 115-002 gleichen Namens sowie die DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention nebst der dazugehörigen DGUV Regel 100-001 gleichen Namens zu berücksichtigen.

Die Sonderbauverordnung ist Teil des Baurechtes für das Bundesland Nordrhein-Westfalen. Sie regelt bauliche und organisatorische Anforderungen für den Betrieb von „Sonderbauten“. Hierzu zählen Versammlungsstätten, Verkaufsstätten, Beherbergungsstätten, Elektrische Betriebsräume, Hochhäuser und Tiefgaragen. Die Inhalte des ersten Teils der Sonderbauverordnung NRW (Versammlungsstätten) dienen vornehmlich dem sicheren Aufenthalt von Personen während des Betriebs von Versammlungsstätten sowie deren sicherer Evakuierung im Notfall.
Die DGUV Vorschrift 18 „Veranstaltungs- und Produktionsstätten für szenische Darstellung“ beinhaltet arbeitsschutzrechtliche Anforderungen und dient vornehmlich dem Schutz der Mitwirkenden (Darsteller, Musiker, technisches Personal u. a). Konkretisiert werden die eher allgemein gehaltenen Schutzziele der DGUV Vorschrift 18 durch die in der zugehörigen DGUV Regel 115-002 gleichen Namens.

Da sich die zu beachtenden rechtlichen Rahmenbedingungen im Wesentlichen auf das Baurecht und das Arbeitsschutzrecht beziehen, werden auch unterschiedliche Begriffe verwendet.
Der Begriff des „Betreibers“ einer Versammlungsstätte ist in der Sonderbauverordnung NRW nicht erläutert.
Unter Bezugnahme einer Definition aus einem anderen Rechtsgebiet kann der „Betreiber einer Anlage“ wie folgt definiert werden:
„Betreiber […] ist derjenige, der unter Berücksichtigung der konkreten rechtlichen, wirtschaftlichen und tatsächlichen  Gegebenheiten bestimmenden Einfluss auf die Errichtung, die Beschaffenheit und den Betrieb der Anlage ausübt. Betreiber in diesem Sinne kann auch eine Personenmehrheit sein“. (OVG NRW, Beschluss vpm 27.11.2008 – 8 B 1476/08 -; I. Instanz: VG Düsseldorf - -3 L 804/08 -).
Gemäß § 38 SBauVO NRW ist der Betreiber für die Einhaltung der baulichen Anforderungen und der Betriebsvorschriften verantwortlich. Dies gilt auch für den Fall, dass Betreiberpflichten z. B. auf einen (externen) Veranstalter übertragen werden.
Im schulischen Bereich liegen die Betreiberpflichten somit in der Regel beim Schulträger als Eigentümer des Schulgebäudes.

„Arbeitgeber“ im Sinne des § 2 Abs. 3 des Arbeitsschutzgesetzes sind natürliche und juristische Personen sowie rechtsfähige Personengesellschaften, die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, beschäftigen. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern gleich gestellt  u.a. auch Auszubildende, Beamtinnen und Beamte oder Beschäftigte in Werkstätten für Behinderte.
Die Anforderungen des Arbeitsschutzgesetzes betreffen im schulischen Bereich deshalb einerseits die Lehrkräfte, deren Arbeitgeber in der Regel das Land NRW ist und andererseits das über den Schulträger beschäftigte Personal (z. B. Hausmeisterinnen und Hausmeister, Verwaltungskräfte, ggf. Reinigungspersonal).

Da Schülerinnen und Schüler nicht als „Arbeitnehmer“ im Sinne des Arbeitsschutzgesetzes gelten, ist der Begriff des „Unternehmers“ im Sinne der DGUV Vorschriften als weiter gefasst zu verstehen, damit sich deren Anforderungen auch auf diesen versicherten Personenkreis beziehen können.
Unternehmer im Sinne der DGUV-Vorschriften kann somit sowohl in Bezug auf den Bau, den Unterhalt, die Einrichtung und die Ausstattung des Schulgebäudes („äußerer Schulbereich) der Schulträger - als auch in Bezug auf die Sicherheit und Gesundheitsschutz betreffenden organisatorischen Aspekte („innerer Schulbereich) die Schulleitung sein (vgl. § 59 Abs. 8 SchG NRW).

Werden Aufgaben übertragen, müssen einige Rahmenbedingungen eingehalten werden:

• die Beauftragung muss „ausdrücklich“ erfolgen und den übertragenen Aufgabenrahmen klar aufzeigen
• Pflichten können in eigener Verantwortung des Beauftragten ausgeführt werden, d.h. die zur Wahrnehmung der Verantwortung notwendigen Mittel, Befugnisse und Vollmachten müssen übertragen worden sein
• die Beauftragung muss im Rahmen des Sozialadäquaten liegen (also zur Stellung im Unternehmen sowie zur Ausbildung und den erworbenen Kenntnissen und Erfahrungen so passen, dass die Aufgabe eigenverantwortlich durchführbar ist.
• die Beauftragung muss schriftlich erfolgen und ist von der beauftragten Person gegenzuzeichnen.
• eine Kopie der Beauftragung ist der beauftragten Person auszuhändigen

Oft werden weder der Verantwortungsrahmen noch die Befugnisse festgelegt., was zu Konflikten und häufig ungelösten Problemen führt.
Um solche Organisationsdefizite grundsätzlich zu vermeiden, sind die Aufgaben, Befugnisse und Verantwortlichkeiten vor der Durchführung einer Veranstaltung eindeutig festzulegen und den Beteiligten mitzuteilen.
Bezüglich des Einsatzes von „Aufsicht führenden Personen in Versammlungsstätten“ ist es sinnvoll und gängige Praxis, Hausmeisterinnen und Hausmeister für die Betreuung außerschulischer Veranstaltungen (z. B. Fremdvermietung der Schulaula) einzusetzen und für die Betreuung innerschulischer Veranstaltungen (z. B. Schultheater, Schulfeiern etc.) Lehrkräfte einzusetzen.

DGUV Vorschriften sind „schutzzielorientiert“ verfasst. D.h., dass in dem eigentlichen Vorschriftentext ein Schutzziel formuliert wird, welches auf unterschiedlichen Wegen erreicht werden kann. Zumeist wird einer der möglichen Wege zur Erreichung des Schutzzieles in den Durchführungsanweisungen zu dem betreffenden Paragraphen beschrieben (siehe zugeordnete DGUV Regel 115-002).
Wird ein eigener Weg zur Erreichung des Schutzzieles gewählt, muss nachgewiesen werden, dass das Schutzziel gleichwertig erreicht wird.

Die Sonderbauverordnung des Landes Nordrhein-Westfalen enthält im Vergleich zu den DGUV Vorschriften wesentlich mehr konkretere Vorgaben und lässt nur in wenigen Fällen eigene Entscheidungen zu. Können sich aus der Sonderbauverordnung NRW ergebende Vorgaben nicht umgesetzt werden, sollte bezüglich der zulässigen Abweichungen das Einvernehmen mit der zuständigen Bauaufsichtsbehörde bzw. des zuständigen vorbeugenden Brandschutzes hergestellt werden.

Im Sinne des § 40 Abs. 5 des Teils ersten Teils der Sonderbauverordnung des Landes Nordrhein-Westfalen ist eine „Aufsicht führende Person in Versammlungsstätten“ eine Person, welche beauftragt wurde, während des Betriebs einer Versammlungsstätte die Rechte des Betreibers bzw. des Veranstalters wahrzunehmen, sofern die Anwesenheit einer Fachkraft für Veranstaltungstechnik mit mindestens drei Jahren Berufserfahrung oder sogar einer/eines Verantwortlichen für Veranstaltungstechnik nicht zwingend erforderlich ist. Ob diese Voraussetzungen zutreffen, ist im Rahmen einer vor der Veranstaltung durchzuführenden Gefährdungsbeurteilung abzuwägen (siehe Frage/Antwort 5).
„Aufsicht führende Personen in Veranstaltungsstätten“ sind grundsätzlich schriftlich zu beauftragen. Die Beauftragung muss den Aufgabenrahmen sowie die zur Erfüllung der Aufgaben erforderlichen Rechte und Befugnisse eindeutig aufzeigen.

Aufsicht führende Personen können eingesetzt, wenn:

• die Szenenfläche mehr als 50 m2 und nicht mehr als 200 m2 bzw. beträgt bzw. eine Mehrzweckhalle nicht mehr als 5 000 Besucherplätze aufweist
• die Sicherheit und Funktionsfähigkeit der bühnen-, studio- und beleuchtungstechnischen sowie der sonstigen technischen Einrichtungen der Versammlungsstätte von der/dem Verantwortlichen für Veranstaltungstechnik überprüft wurden
• diese Einrichtungen nach der Überprüfung beziehungsweise während der Veranstaltung nicht bewegt oder sonst verändert werden
• von Art oder Ablauf der Veranstaltung keine Gefahren zu erwarten sind und
• die Aufsicht durch eine Fachkraft für Veranstaltungstechnik geführt wird, die mit den technischen Einrichtungen vertraut ist.

(Anmerkung: Unter „Aufsicht führen“ wird im Allgemeinen die Wahrnehmung der Fach- und Führungsverantwortung verstanden. Hierzu gehört u.a. das Überwachen der ordnungsgemäßen Errichtung, Änderung und Instandhaltung veranstaltungstechnischer Anlagen und Betriebsmittel, das Anordnen, Durchführen und Kontrollieren der zur jeweiligen Arbeit erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich des Bereitstellens von Sicherheitseinrichtungen, das Unterrichten, Unterweisen und erforderlichenfalls das Einweisen von Mitwirkenden (z. B. Veranstalter, Darsteller, Servicepersonal, Aufsicht führende Personen in Veranstaltungsstätten), das Überwachen, erforderlichenfalls auch das direkte Beaufsichtigen der Arbeiten und der Arbeitskräfte. „Aufsicht führen“ bedeutet also im Gegensatz zu „Beaufsichtigen“ nicht unbedingt, dass die Fachkraft beim Betrieb der Versammlungsstätte zugegen sein muss.)

Sowohl Hausmeisterinnen und Hausmeister als auch Lehrkräfte können zu „Aufsicht führenden Personen in Versammlungsstätten“ geschult werden, um die Anforderungen des § 15 der DGUV Vorschrift 18 und der §§ 38 und 40 der Sonderbauverordnung zu erfüllen. Bei deren Einsatz ist jedoch die Frage der Zuständigkeiten zu klären.
Kommunale Hausmeisterinnen und Hausmeister sind in der Regel bei dem Amt beschäftigt, welches auch die Betreiberverantwortung für die schulische Versammlungsstätte inne hat. Insofern können sie praktisch als der verlängerte Arm des Betreibers agieren. Sie unterliegen jedoch auch den Weisungen der Schulleitung, was u. U. zu einem Zuständigkeiten und Interessenkonflikt führen kann. Vor dem Hintergrund, dass die Weisungshoheit der Schulleitungen sich nur auf die im Arbeitsvertrag festgelegten Tätigkeiten der Hausmeisterinnen und Hausmeister erstrecken kann, die Tätigkeit der Lehrkräfte bereits ureigens auch mit der Aufsichtspflicht verknüpft ist und Konflikte bei unzureichend geklärten Zuständigkeiten entstehen, empfiehlt sich die Regelung, schulinterne Veranstaltungen (Schultheater, Schulzirkus, Feiern etc.) durch als „Aufsicht führende Person in Versammlungsstätten“ qualifizierte Lehrkräfte anleiten zu lassen und für außerschulische Veranstaltungen (z. B. Vermietung der schulischen Versammlungsstätte an externe Nutzer, wie Vereine u.ä.) Hausmeisterinnen und Hausmeister als „Aufsicht führende Person in Versammlungsstätten“ vorzusehen.
Sollten bei einer Veranstaltung eklatante Sicherheitsdefizite bestehen (z. B. verstellte oder versperrte Fluchtwege, ungenügend gesicherte feuergefährliche Handlungen etc.), sollten die Hausmeisterinnen und Hausmeister als direkte Vertreter des Betreibers die Möglichkeit haben ein Vetorecht durchzusetzen.

Sicherheitsrelevante Einrichtungen (wie z. B. Notausgänge, Rettungszeichenleuchten, Brandmeldeanlagen etc.) müssen für den Betrieb von Versammlungsstätten grundsätzlich betriebsbereit sein.
Gleichwohl können Situationen auftreten, die eine kurzzeitige bewusste Außerkraftsetzung dieser Einrichtungen notwendig erscheinen lassen (z. B. das Versperren eines Notausgangs um Platz für bestimmte Aufbauten zu schaffen, das Ausschalten von Rettungszeichenleuchten bei Schwarzlichteffekten oder die partielle Abschaltung der Brandmeldeanlage beim Einsatz von Nebelmaschinen).
Aufsichtsbehörden können jedoch ggf. eine Ausnahmegenehmigung erteilen, wenn durch kompensatorische Maßnahmen die Sicherheit auf anderen Wegen gewährleistet wird, z. B. wenn eine ausreichende Zahl anderer Notausgänge zur Verfügung steht, so dass der betreffende einmalig außer Funktion genommen wird; Sicherheitswachen mit Taschenlampen im Falle der außer Betrieb genommen Rettungszeichenleuchten im Bedarfsfall für eine sichere Orientierung und Hilfe bei der Evakuierung sorgen oder Brandsicherheitswachen für die Brandfrüherkennung und –bekämpfung Sorge tragen.
Das Außerkraftsetzen sicherheitsrelevanter Einrichtungen kann als Straftat gewertet werden und sollte deshalb keinesfalls in „Eigenregie“, sondern grundsätzlich nur in Absprache mit den beteiligten Stellen erfolgen.

Die primären von Scheinwerfern ausgehenden Gefährdungen sind

• Elektrische Gefährdungen
• Thermische Gefährdungen (sowohl Abwärme der Geräte selbst als auch die Strahlungsenergie der Lichtquelle)
• Gefährdungen durch optische Strahlung.

Scheinwerfer können sowohl als „ortsfeste“ als auch als „ortsveränderliche“ elektrische Betriebsmittel klassifiziert werden. Als ortsveränderlich gelten z. B. solche elektrischen Betriebsmittel, die während des Betriebes bewegt werden oder die leicht von einem Platz zum anderen gebracht werden können, während sie an den Versorgungsstromkreis angeschlossen sind.
Als ortsfeste Betriebsmittel gelten hingegen solche, die entweder fest angebracht sind oder die keine Tragevorrichtung haben und deren Masse so groß ist, dass sie nicht leicht bewegt werden können. Dazu gehören auch elektrische Betriebsmittel, die vorübergehend fest angebracht sind und über bewegliche Anschlussleitungen betrieben werden. Können die Befestigungen von Scheinwerfern ohne Zuhilfenahme von Werkzeugen gelöst werden, gelten sie im Allgemeinen als ortsveränderliche Betriebsmittel.
Die Unterscheidung ist deshalb von Bedeutung, da bei ortsveränderlichen elektrischen Betriebsmitteln von schwerwiegenderen mechanischen Einwirkungen und somit auch von einer höheren Eintrittswahrscheinlichkeit von Mängeln auszugehen ist.
Elektrische Gefährdungen gehen bei Scheinwerfern häufig von Beschädigungen der Isolation an den Anschlussleitungen aus, da sie die am wenigsten geschützten Bauteile darstellen. Neben Isolationsschäden können auch eingedrungene Feuchtigkeit sowie Schmutz und sonstige leitfähige Fremdkörper (z. B. Konfetti) sowohl elektrische Gefährdungen als auch Brände hervorrufen.
Reparaturen und Instandsetzungen an Scheinwerfern dürfen nur von fachkundigem Personal (Elektrofachkräften) durchgeführt werden.
Scheinwerfer müssen zudem regelmäßig auf ihre elektrische Sicherheit geprüft werden.

In Versammlungsstätten genutzte Scheinwerfer weisen in der Regel eine Leistung im Bereich von einigen hundert Watt bis in den Kilowatt-Bereich auf.
Damit verbunden ist eine erhebliche Erwärmung der Gerätegehäuse.
Auch wenn moderne LED-Scheinwerfer nicht ganz so hohe Leistungsaufnahmen benötigen wie herkömmliche Scheinwerfer können sie –bedingt durch die verbaute Elektronik– dennoch sehr heiß werden.
Die von solchen Scheinwerfern ausgehende Strahlungsenergie ist in der Regel so hoch, dass sich in der Nähe befindliche Stoffe (insbesondere Textilien, Papier, Folien etc.) leicht entzünden können. Dies trifft insbesondere auf dunkle sowie leicht entzündliche Materialien zu. Ggf. können jedoch auch schwerentflammbare Stoffe entzündet werden, wenn sie entsprechend verunreinigt worden sind.
Aus diesen Gründen muss unbedingt darauf geachtet werden, dass in der Nähe von Scheinwerfern angebrachte Gegenstände (Dekorationen, Ausschmückungen, Requisiten aber auch elektrische Anschlussleitungen oder Seilschlingen aus synthetischen oder natürlichen Produkten) so angebracht sind, dass sich keine Gefährdungen von den von Scheinwerfern ausgehenden Energien ergeben.

Je nach eingesetztem Scheinwerfer- und Leuchtmitteltyp können sich sehr unterschiedliche optische Gefährdungen ergeben, wie z. B. UV-Strahlung, oder Blendung. Insbesondere LED-Scheinwerfer weisen einen hohen Anteil blauen Lichts im Spektrum auf, welches Schäden auf der Netzhaut (Photoretinitis) herbeiführen kann.

Als gefährliche szenische Vorgänge gelten solche, bei denen das üblicherweise allgemein tolerable Risiko überschritten wird. Beispiele für gefährliche szenische Darstellungen sind z. B. das Abspringen von hochge-legenen Flächen, gespielte Tätlichkeiten, das Tragen von Kostümen, welche die Wahrnehmungs- oder Bewegungsmöglichkeiten einschränken, Einsatz von Waffen und/oder pyrotechnischen Gegenständen oder  feuergefährliche Vorgänge im Allgemeinen.

Gemäß dem Grundsatz des Arbeitsschutzgesetzes, dass Gefährdungen an deren Quelle zu bekämpfen sind, ist zunächst die Frage zu beantworten, ob solche gefährlichen Darstellungen überhaupt notwendig sind und ob sie durch ungefährliche oder zumindest weniger gefährliche Darstellungen ersetzt werden können. Ziel muss es sein, die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Folgenschwere einer anzunehmenden Gefährdung auf ein beherrschbares und akzeptables Risiko abzumindern.

Abhängig von der Art der geplanten gefährlichen szenische Darstellung sind die Schutzmaßnahmen gemäß dem T-O-P-Prinzip auszuwählen: Technische Schutzmaßnahmen (z. B. Geländer oder Auffangeinrichtungen bei Absturzgefahr) haben Vorrang vor organisatorischen Maßnahmen (z. B. Regieanweisungen bei gespielten Tätlichkeiten) und personenbezogenen Maßnahmen (z. B. Tragen von Gehörschutz). In vielen Fällen müssen technische, organisatorische und personenbezogene Maßnahmen sinnvoll miteinander kombiniert werden um das erforderliche Schutzniveau zu erreichen.

Die Wirksamkeit der Schutzmaßnahmen ist zu überprüfen und ggf. anzupassen. Bei der Auswahl der Maßnahmen ist aber zu beachten, ob die Versicherten überhaupt in der Lage sind, diese umsetzen zu können.

Dabei ist der Grundsatz zu beachten, dass ein höheres Gefährdungspotenzial der von den Darstellern auszuführenden Tätigkeiten einhergeht mit höheren Anforderungen an deren individueller Befähigung.
Zu diesen zählen u.a. die notwendigen Qualifikationen und Erfahrungen, die körperlichen Voraussetzungen, die erforderliche Geschicklichkeit und das Beherrschen antrainierter Abläufe.