Workshops
Ein Workshop ist eine Veranstaltungsart, bei der eine Gruppe außerhalb der Routinearbeit entweder einmalig oder mehrmals intensiv zusammenarbeitet. Zielgruppen von Workshops sind Beschäftigte (oder Führungskräfte als eigene Gruppe) die aus gleichen oder unterschiedlichen Tätigkeitsbereichen kommen, es müssen nicht alle Beschäftigten einer Tätigkeitsgruppe beteiligt sein.
Workshops werden moderiert, diese Aufgabe übernehmen Personen mit Moderationskenntnissen. Oft sind ausgearbeitete Moderationspläne vorhanden, die Ziele, Ablauf, Methoden, Zeitbedarf und Materialien beschreiben. Je nach Ziel des Workshops können Arbeitsbedingungen erfasst und Belastungsschwerpunkte ermittelt werden. Viele Workshops sind so gestaltet, dass aus Sicht der Beteiligten für die ermittelten Belastungsschwerpunkte Maßnahmenvorschläge formuliert werden.
Eckdaten
| Bereich | Workshops |
|---|---|
| Dauer Workshop: | ca. 2,5 - 4 Stunden |
| Anzahl Teilnehmende: | durchschnittlich 9-12 Teilnehmende (ca. 3 Kleingruppen möglich), max. bis ca. 16 Teilnehmende |
| Materialien: | Zeit- und Ablaufplan, Informationen, Schreib- und Arbeitsmaterialien (Poster, Flipcharts, Stifte, Klebepunkte, Karten), Präsentationsmaterialien |
| Ziel: | Ermitteln von tätigkeitsbezogenen Belastungen, Beurteilen ermittelter Belastungen, Erarbeiten von Maßnahmenvorschlägen |
| Arbeitsaufwand: | ca. 9 -12 h pro Workshop |
Durchführung
In der Planungsphase geht es darum, mit den Entscheidungsträgern (Führungskräfte, Funktionsträger) die Ausgangslage, die Ziele des Workshops und die Vorgehensweise zu besprechen und festzulegen. Ein wichtiger Punkt ist die Gesamtzahl der Workshops und die Zusammensetzung der Teilnehmenden, die je nach Analyseziel aus einem oder mehreren Tätigkeitsbereichen, aus einem oder verschiedenen Standorten kommen können. Die erforderlichen Ressourcen, die Auswahl der Gruppe der Teilnehmenden, die Zeitplanung sowie wichtige Informationen zu den Arbeitstätigkeiten werden ebenfalls besprochen. Das Ergebnis wird schriftlich festgehalten.
Die Vorbereitung umfasst das Einladen und Informieren der Teilnehmenden und von ggf. unterstützenden Personen. Beim späteren Empfang, der Versorgung, dem Aufbau und Service kann Unterstützung erforderlich werden, dies muss vorher organisiert werden. Ein Einladungstext mit den Eckdaten des Workshops, Informationen zu den Inhalten und zum Ablauf werden erstellt und versandt. Inputs und Inhalte für den Workshop werden vorbereitet (Agenda, Zeitplan, Arbeitsplakate, ggf. Fragebogen), die die Teilnehmenden im Workshop über die Zielstellung, Thematik und Vorgehensweise informieren und in ihrer Arbeit unterstützen. Alle im Workshop benötigten Materialien müssen beschafft oder bereitgestellt werden (Stifte, Karten, Klebepunkte, etc.). Unmittelbar vor dem Workshop wird die Vorbereitung der Räumlichkeiten, das Bereitstellen von u.a. Metaplanwänden und Flipcharts notwendig. Die Verpflegung (z.B. Getränke) sollte sichergestellt werden.
Die Durchführung ist die Realisierung des Workshops. Der Workshop selbst ist wiederum in unterschiedliche Phasen untergliedert:
A. Einführung – Ankommen/Warm-up, Regeln, Aufgabenstellung, Agenda, Methoden
B. Arbeitsphase – Analyse, Bearbeitung, Besprechen, Beurteilen (iteratives Vorgehen)
C. Ausklang – Zusammenfassung und Bewerten der Ergebnisse, Ausblick, Feedback, Verabschiedung
Hier kommt es auf die geplante Vorgehensweise an:
- die Workshops knüpfen an vorherige Befragungen an
- zu Beginn des Workshops wird unter den Teilnehmenden eine Befragung mit Fragebogen durchgeführt
- zu Beginn des Workshops werden wichtige Themenfelder benannt
- im Workshop sollen nur Lösungsvorschläge für einzelne, konkrete Fragestellungen erarbeitet werden
Die Nachbereitung umfasst die Nachbesprechung der am Workshop Beteiligten. Weiterhin werden die Workshop-Ergebnisse fotografiert und eine Ergebnisdokumentation erstellt. Die Workshop-Ergebnisse werden anonymisiert, die Workshop-Beteiligten werden über die Ergebnisse informiert und geben die Inhalte frei. Üblicherweise werden Führungskräfte, zentrale Ansprechpartner, Interessenvertretungen und alle weiteren Beschäftigten in geeigneter Form über die Ergebnisse und Maßnahmenvorschläge informiert.
In Gremien oder Arbeitsgruppen wird die Entscheidung über Maßnahmen und deren Umsetzung beraten, idealerweise werden die Beschäftigten in den analysierten Bereichen über den Fortgang fortlaufend informiert.
Vorteile und Grenzen von Workshops
Stärken
Voraussetzungen/Grenzen
- Starke Bezugnahme auf Erfahrungen der betroffenen Beschäftigten und Führungskräfte ermöglicht feinkörnige Beschreibungen konkreter Arbeitsanforderungen und –bedingungen.
- Für ermittelte Gefährdungen kann im Workshop beurteilt werden, welche Maßnahmen zu ihrer Vermeidung bereits bestehen oder weitergehend ergriffen werden müssen.
- Flexible Einsatzmöglichkeiten ermöglichen die Konzentration auf einzelne Fragestellungen, aber auch die Erhebung von Erfahrungen und Ideen.
- Intensiver Austausch fördert Synergien in der Zusammenarbeit: Kommunikation in anderer Qualität wird exemplarisch eingeübt, gemeinsames Verständnis wird gefördert.
- Eine vertrauensvolle Atmosphäre und offene Gesprächskultur sind erforderlich.
- Fachkundige, akzeptierte Moderation ist erforderlich, ggf. durch externe Moderatoren.
- Verzerrungen durch Dynamiken der Gruppendiskussion möglich (zum Beispiel Dominanz von „Vielrednern“ oder „Meinungsführenden“, vorrangige Thematisierung von „Hier-und-Jetzt“ Problemen).
- Die Anzahl von Workshop-Teilnehmenden kann im Missverhältnis zur Gesamtzahl der Beschäftigten im Tätigkeitbereich stehen.
Hinweise auf Instrumente
- DGUV (2022). DGUV Information 206-007: So geht’s mit ¬Ideen-Treffen für Wirtschaft, Verwaltung und Handwerk.
- Kombi-Verfahren der UK NRW