Idealerweise enthalten Fragebögen Auswertungs-, bzw. Bewertungshinweise, d.h. die ermittelten Ergebnisse für die Analyseeinheiten können mit denen von Vergleichsgruppen oder mit Schwellenwerten verglichen werden. Zielgruppen von Fragebögen sind Beschäftigte aus vorab festgelegten Tätigkeitsgruppen, es werden zumeist alle Beschäftigten einer Tätigkeitsgruppe, eines Bereichs oder des gesamten Unternehmens befragt. Die Aussagekraft der Ergebnisse hängt von der Höhe der Beteiligungsquote ab. Die Organisation von Befragungen kann ohne fachspezifische Kenntnisse erfolgen, die Ergebnisinterpretation ist in Abhängigkeit von dem Automatisierungsgrad und der verfügbaren Hilfestellungen oft nur durch qualifiziertes Personal leistbar.

Durchführung

In der Planungsphase muss eine Festlegung erfolgen, welche Bereiche und Tätigkeiten befragt werden sollen. Um Anonymität zu gewährleisten, sollten bei der Aufstellung der Analysestruktur Mindestanzahlen von Beschäftigten pro Auswertungseinheit berücksichtigt werden. Grundsätzlich können Tätigkeiten gemeinsam erfasst werden, es ist aber gemeinsam mit den Führungskräften und Funktionsträgern darauf zu achten, dass die Ergebnisse konkret auf Tätigkeiten bezogen werden können. Bei erstmaliger Durchführung einer Beschäftigtenbefragung ist von einer Gesamtbefragung abzuraten, da im Prozess der Gefährdungsbeurteilung weitere Schritte erforderlich sind, die organisationale und personelle Ressourcen binden. Die Aussagekraft und Detailgenauigkeit von Befragungen hängen von der Analysetiefe eines Instrumentariums ab, steigt diese erhöhen sich jedoch auch die Bearbeitungszeiten und der Umfang der Analyseergebnisse. Inhaltlich sollten sich die Verfahren an den Vorgaben der Unfallversicherungsträger (GDA-Leitlinie) ausrichten. Die Auswahl eines geeigneten Instruments ist daher von zentraler Bedeutung.

Die Vorbereitung der Befragung hat die Information und Motivierung der Beschäftigten zum Ziel, sich an der Befragung zu beteiligen und Führungskräfte und Interessenvertretungen angemessen einzubinden. Je nach ausgewähltem Befragungsinstrument und der vorgesehenen Auswertung wird ein grober Zeitplan aufgestellt und der Befragungszeitraum ausgewählt und betriebsintern abgestimmt. Je nach Befragungsart (Papier, online) werden Vorkehrungen für die reibungslose Abgabe der Fragebögen getroffen.

Die Durchführung der Befragung beginnt mit der Verteilung der Befragungsbögen, der Information über die betriebsinternen Zugänge zu den online bereitgestellten Bögen oder den Links zu externen Dienstleistern. Vielfach werden hierfür eigens anberaumte Besprechungen, Informationsveranstaltungen oder Wege der üblichen betriebsinternen Kommunikation genutzt. Der Befragungszeitraum sollte lang genug sein, um etwaige urlaubs- oder krankheitsbedingte Abwesenheiten zu kompensieren. 

Die Nachbereitung beginnt mit der Auswertung der Fragebögen. Die erfragten Inhalte werden zusammengefasst und ggf. mit einer Interpretationshilfe (Schwellenwerte, Vergleichsgruppen) zurückgemeldet. Mit der Beteiligungsquote pro Analyseeinheit wird die Aussagekraft überprüft. 

Die Diskussion und Verbreitung der Befragungsergebnisse ist zeit- und ressourcenaufwändig, weil wiederum Beschäftigte, Führungskräfte und Arbeitsgruppen eingebunden werden müssen. Durch eine Befragung gelingt es, Schwerpunkte von Belastungen zu ermitteln. Um geeignete Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen abzuleiten, ist eine weitere Konkretisierung nötig, z.B. durch Workshops. Da mit der Befragung bestenfalls die Beurteilung, d.h. Schwerpunksetzung von ermittelten Belastungen gelingt, muss nun zwangsläufig die Ableitung von geeigneten Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen erfolgen. Je größer der Bedingungsbezug des ausgewählten Verfahrens ist, umso leichter fällt es, später die Ergebnisse auf Arbeitstätigkeiten zu beziehen und Verbesserungsansätze abzuleiten.